La clasificación de documentos, necesita previamente de una buena nomenclatura de categorías para poder agrupar los documentos de manera lógica y que garantice la agilidad de la búsqueda.
Las empresas necesitan de sistemas más sofisticados para la clasificación de documentos.
Un primer criterio para la clasificación de documentos es el tiempo. La organización de documentos por año, mes y día de creación o ingreso del documento es primordial y suficiente para muchos a la hora de trabajar con una clasificación satisfactoria.
Sin embargo, al agregar más variables
se agilita la gestión de los documentos. En caso de instituciones con
múltiples sedes, el criterio “espacio” ayudará mucho. Para el sistema de
clasificación (sea o no por la vía de un software específico) no será
lo mismo un documento emitido en Madrid que en Montevideo.
Otro clásico criterio de clasificación
de documentos será el tipo. Facturas, informes, normas... cada cosa irá
en su lugar dentro del sistema. La jerarquía, es decir el rango de
importancia, también puede aportar mucha agilidad al proceso.
Algunos instrumentos informáticos de clasificación de documentos
también toman los antecedentes. Esto es: cuanto más consultado es un
documento en la información, adquiere mayor importancia y el sistema lo
ubica en un lugar más accesible porque predice que volverá a ser
consultado.
No hay comentarios:
Publicar un comentario